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Transformando el sector legal con la Automatización

La mayoría de los bufetes de abogados coinciden en que las nuevas tecnologías aportan una gran ventaja competitiva, pero, al menos de momento, solo las han incorporado a su día a día una minoría.

Actualizado 23 marzo 2020  
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Franck López, Vicepresidente para EMEA de UiPath
  
Según el informe “Abogados Listos para el Futuro” de Wolters Kluwer publicado en 2019 apenas un 34% de los abogados creen que su organización está realmente preparada para estar al día de las demandas del mercado legal respecto a las tendencias emergentes.
Sin embargo, son muchos los despachos que empiezan a ver una oportunidad en las herramientas predictivas o inteligencia artificial (IA) para mejorar la precisión y la velocidad de procesamiento de grandes cantidades de información y se prevé que su implantación llegará, en los próximos años, a la mayoría de los despachos y empresas tanto en Europa como en EEUU.

La inversión en tecnología jurídica reporta una mayor rentabilidad a empresas y bufetes y si bien en los últimos años, el sector ha hecho grandes progresos con las nuevas tecnologías, todavía hay enormes beneficios que aún no se están aprovechando. Los resultados de Gartner de 2019 lo respaldan: sólo el 2% de los presupuestos legales actuales se están gastando en tecnología, aunque se ha revelado que la RPA (Automatización Robótica de Procesos) en el trabajo del sector legal puede reducir los costes en un 20-40 por ciento, a la vez que reduce el error humano y aumenta el cumplimiento.
Los robots legales son el aliado tecnológico perfecto para los departamentos legales y los bufetes de abogados porque pueden manejar tareas operativas repetitivas y tediosas, dado que el 63% del trabajo legal interno es repetible, decisiones basadas en hechos que no implican ninguna necesidad de juicio o interpretación humanos. Al asumir estas tareas, en lugar de las personas, la RPA libera a los asesores jurídicos para que pasen tiempo con los clientes - creando más horas facturables y permitiendo a los bufetes de abogados ser más competitivos.

La principal ventaja de la RPA es la reducción del tiempo y los costes, especialmente si se tiene en cuenta que el método más común de cobro utilizado por los bufetes de abogados es por hora. Los robots de software pueden completar las tareas hasta cinco veces más rápido que los trabajadores humanos. Actualmente se han desarrollado robots de software que pueden buscar información en los registros públicos, lo cual es común en los procesos de diligencia debida - y que tarda aproximadamente siete minutos, a diferencia de las tres horas y media que invertiría una persona para hacer la misma tarea. Los robots de software también reducen los errores - que pueden ser muy costosos para las empresas. Un error en la redacción de un contrato le costó a un importante bufete de abogados de Londres casi 2 millones de libras esterlinas sólo en 2019.

Existen numerosos procesos diarios repetitivos que consumen mucho tiempo y que son obligatorios, pero que no necesariamente tienen que ser realizados por un abogado y que la RPA puede manejar. Considerar los registros de marcas o las verificaciones de controversias realizadas por los bufetes de abogados y revisar y procesar documentos de gran volumen como parte de una gran transacción o un proceso de diligencia debida, son sólo algunos de los procesos que son adecuados para la automatización. Al automatizar estas tareas repetitivas a los robots de software, el tiempo de los abogados se libera para centrarse en lo que realmente importa: las complejas cuestiones jurídicas que estas transacciones pueden plantear.
La RPA también puede ayudar en las funciones de derecho en el sector público, que se enfrenta a problemas que requieren soluciones fáciles de implementar y de bajo coste: desde un alto volumen de trabajo que bloquea la productividad hasta la escasez de empleados, la optimización de los costes, los cambios frecuentes en los reglamentos y políticas y la falta de personal en los departamentos. La burocracia, el desperdicio de papel, los sistemas ineficientes u obsoletos son los problemas más comunes que pueden mejorarse mediante la automatización con costes mínimos, en comparación con un programa de transformación más completo.

Ya tenemos en el mercado varias soluciones de RPA que pueden utilizar los departamentos jurídicos del sector público, así como las empresas privadas y los profesionales como, por ejemplo, los robots de control de las exportaciones, que reducen el riesgo empresarial y mejoran la productividad jurídica, al tiempo que automatizan la validación de nuevas partes y socios.
En cuanto a los robots de regulación son los que compilan los cambios de regulación, así como automatizan el seguimiento y la actualización de los cambios dentro de la Unión Europea (Parlamento Europeo, Comisión Europea) y las bases de datos de requisitos legales y regulatorios de los Estados Unidos.
Por su parte, los robots de conflicto de intereses, automatizan la revelación y verificación de conflictos de intereses dentro de una base de datos interna con capacidad de búsqueda, y reducen el tiempo necesario para identificar los conflictos de semanas a minutos.
En cuanto a los robots de contratos son los que automatizan la identificación de acuerdos que requieren revisión legal, aceptan o rechazan los cambios en las plantillas estándar y las cláusulas comunes y permiten a los profesionales del derecho centrarse en la revisión y negociación de contratos complejos.

Por último, son de gran ayuda los robots de consulta legal que responde a consultas comunes a través de correo electrónico o herramientas de chat interno y proporciona respuestas en tiempo real, liberando a los asesores legales para que se centren en solicitudes más complejas y estratégicas.
Según Deloitte, para 2025, el ritmo acelerado de los avances tecnológicos, los cambios en los equipos de trabajo y la necesidad de ofrecer a los clientes una mayor rentabilidad, obligarán a una profunda transformación del sector jurídico. Los profesionales deben seguir el rápido ritmo de los cambios y adaptarse rápidamente a las necesidades de sus clientes, reduciendo al mismo tiempo los costes en cada uno de los procesos.
La profesión jurídica, al igual que el resto de sectores, podrá conseguir abordar de forma exitosa sus desafíos diarios gracias a un enfoque de hiperautomatización.
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